Webinar czy spotkanie stacjonarne: co wybrać?
Wskazówki dla organizatorów spotkań
Webinaria (seminaria internetowe) to prezentacje wideo, warsztaty lub wykłady prowadzone online, zazwyczaj za pomocą oprogramowania do webinarów. Te wydarzenia online są zazwyczaj interaktywne i pozwalają dzielić się wiedzą z praktycznie każdym na świecie.
Prezentacje internetowe i konferencje są wysoce interaktywną formą marketingu i mogą być wykorzystywane jako taktyka budowania relacji lub budowania autorytetu, a możliwości są nieograniczone. Można również wykorzystać webinaria do wewnętrznych spotkań zespołu.
Zaplanowanie webinaru jest o wiele łatwiejsze niż zorganizowanie seminarium czy wykładu w prawdziwym życiu. Głównie dlatego, że nie musisz mieć dużej sali, by gościć dużą liczbę uczestników. Możesz zaprosić ludzi z całego świata, by spotkali się w czasie rzeczywistym, a jeśli nie mogą uczestniczyć na żywo, możesz nagrać webinar i wysłać im nagranie później.
Oto główne argumenty wskazujące na większe korzyści z organizacji webinarów, niż tradycyjnych spotkań:
- Po pierwsze, webinary pomagają budować listę kontaktów. Każda zarejestrowana osoba to nowy kontakt w Twojej bazie danych.
- Webinary online ugruntowuj pozycję Twojej firmy i Ciebie jako eksperta, godnego zaufania i wiarygodnego źródła informacji w Twojej branży. Dzięki nim możesz podzielić się swoją wiedzą z rynkiem docelowym. Możesz osobiście dostarczyć rozwiązania ich problemów, co może rozwiać ich wątpliwości dotyczące Twojego produktu.
- Jeśli nagrasz swoje webinaria, będą one służyć jako wartościowa treść, którą możesz podzielić się z odbiorcami później.
- Rejestrując się, klienci i współpracownicy okazują zainteresowanie tym, co oferujesz – stają się kwalifikowanymi leadami, co ułatwia ich późniejszą konwersję.
- Webinary mogą pomóc Ci w szkoleniu i wdrażaniu nowych pracowników w angażujący sposób.
Dyskusja między zwolennikami wirtualnych wydarzeń i konferencji w cztery oczy prawdopodobnie toczyła się będzie już zawsze. Obie strony mają pewne racje. Jakie są główne powody, dla których firmy dystansują się od cyfrowych wydarzeń? Jednym z nich jest to, że niektóre firmy myślą o prowadzeniu konferencji online jak o kopiuj-wklej odpowiednika tego, co organizowały do tej pory tradycyjnie. Jeśli zmienisz to podejście, możesz być zaskoczony, jak korzystne może być Twoje wirtualne wydarzenie!
Zapewnij zupełnie nowe doświadczenie, a nie jego substytut. Wirtualne wydarzenie nigdy nie powinno być prostym odbiciem tradycyjnego spotkania online, ale unikalnym doświadczeniem działającym na własnych zasadach. Platformy webinarowe, takie jak np. Zoom Webinar, oferują szereg funkcji, które mogą stworzyć nowe możliwości. Wiele czynności, które umożliwiają, byłoby niemożliwych do wykonania w rzeczywistości, np. precyzyjna analityka czy udostępnianie zasobów cyfrowych jednocześnie innym uczestnikom podczas warsztatu. Jak więc możesz skorzystać na uczynieniu swojego cyfrowego wydarzenia wyjątkowym?
Bardziej precyzyjne zarządzanie
Podczas wydarzeń osobistych dokładnie wiesz, jaką pełnisz funkcję w spotkaniu. Nie możesz jednak przypisać poszczególnym uczestnikom określonych ról, aby dać jednym osobom dostęp do niektórych funkcji, a innym go odmówić. Natomiast jest to możliwe w przypadku konferencji online. Możesz podzielić uczestników na gospodarza, panelistów (tzw. prelegentów lub prezenterów) i słuchaczy, aby mieć pewność, że nikt nie będzie miał dostępu do spotkania i jego ustawień poza swoim poziomem uprawnień.
Nowy poziom interakcji: wygodny format dyskusji panelowej oraz sesje pytań i odpowiedzi
Choć może się wydawać, że dyskusje w cztery oczy są lepsze niż te prowadzone online, niekoniecznie jest to prawda. Podczas standardowych wydarzeń, sesje Q&A odbywały się głównie na końcu lub w trakcie trwania wykładu. Publiczność mogła zadawać pytania na dwa sposoby: podnosząc rękę lub wysyłając swoje pytania z wyprzedzeniem, aby prowadzący mógł na nie odpowiedzieć w odpowiednim momencie. Podczas wydarzeń online można wypróbować różne formaty sesji Q&A, takie jak:
- ankiety i sondaże w czasie rzeczywistym
- odpowiadanie na pytania wpisane do czacie tekstowym (prezenterzy mogą wybrać najciekawsze z nich, jeśli jest ich zbyt wiele, co podnosi jakość całego webinaru),
- oddanie mikrofonu publiczności (bez konieczności manewrowania między fotelami i uczestnikami) i słuchanie pytań zadawanych przez uczestników
Wszystko to zachęca większą liczbę uczestników do aktywnego udziału w sesjach dyskusyjnych. Dodatkowo, nie trzeba się martwić o tych, którzy mówią trochę za dużo – możesz uprzejmie podziękować takiemu widzowi za jego wkład i wyciszyć go.
Błyskawiczny repurposing, czyli szybka zmiana przygotowanej wcześniej treści
Repurposing treści to świetna taktyka pozwalająca zaoszczędzić czas poprzez maksymalne wykorzystanie tego, co już powstało. Chodzi o wykorzystanie istniejących materiałów w różnych formatach, takich jak na przykład posty, artykuły czy skróty do webinarów.
Jeśli prowadzisz wydarzenie online, nie musisz robić zdjęć, ponieważ zrzuty ekranu mogą pokazać wszystko, czego potrzebujesz. Dzięki temu możesz wykorzystać każdy plik cyfrowy, który powstał na potrzeby konferencji, a także prezentacje prelegentów, jeśli autorzy na to zezwalają.
Elastyczność nawet przy większych wydarzeniach
Możesz prowadzić wirtualne wydarzenia zarówno dla małych, jak i dużych grup, podczas gdy stacjonarna konferencja dla ponad 50 uczestników, w której każdy rozmawia z każdym, mogłaby szybko wymknąć się spod kontroli.
Dzięki odpowiednio dobranej platformie do webinarów można z łatwością sprawić, że komunikacja będzie płynna. Przydzielając role i planując sesje pytań i odpowiedzi, jak w powyższych przykładach można w prosty sposób ułatwić spotkania zespołu, a także skrócić czas reakcji i zmniejszyć koszty logistyczne.
Liczby nie kłamią
W marketingu cyfrowym i wydarzeniach online ogromną zaletą jest to, że można w prosty sposób zmierzyć prawie wszystko i podejmować świadome decyzje w oparciu o liczby. Nie zawsze jest to możliwe w przypadku wydarzeń organizowanych osobiście, ponieważ niektórych procesów nie da się zautomatyzować.
Systemy automatyzacji zbierają dane, podczas gdy organizator skupia się na wartości merytorycznej wydarzenia. Wydarzenia wirtualne opierają się na danych cyfrowych, co oznacza, że każda informacja jest przetwarzana przez oprogramowanie. Nie ma skanowania identyfikatorów, gdy ludzie wchodzą do sali konferencyjnej, ale wystarczy jedno kliknięcie na adres URL. Dzięki temu żadna z osób pracujących przy organizacji konferencji nie będzie musiała wpisywać informacji z papierowych formularzy – wszystko jest od początku online. W razie potrzeby można również natychmiast wyszukać odpowiednie dane.
Z informacji zebranych w jednym miejscu można również zbudować lejek sprzedażowy, którego można potem użyć do konwersji kontaktów do sprzedaży produktów, usług i rozwiązań oferowanych przez Twoją firmę. Istotne jest, że dzięki tym narzędziom można wziąć pod uwagę firmy, dla których pracują uczestnicy Twoich spotkań, ich stanowiska, a także to, w jakich sesjach uczestniczyli i jakimi obszarami tematycznymi są zainteresowani. Te informacje można wykorzystać później, w procesie sprzedaży.
Mierzenie wyników jest łatwiejsze
Rodzaj i ilość danych, które śledzisz, zależy od platformy, której używasz do prowadzenia wydarzenia oraz od KPI (Key Performance Indicators – Kluczowe Wskaźniki Wydajności), które sam ustalisz. Niemniej, wszystkie te dane są zbierane bez konieczności Twojego udziału. Wszystko odbywa się online i może być łatwo śledzone. W przypadku płatnych wydarzeń obejmuje to także informacje na temat typów płatności, z których korzystali uczestnicy, która część wydarzenia była dla nich najbardziej angażująca i wiele innych.
Jeśli nie wiesz, które dane należy dokładnie śledzić, możesz na przykład zmierzyć liczbę uczestników, czas spędzony online, sesje, w których brali udział. Można również przeanalizować odpowiedzi z ankiet przeprowadzanych w czasie rzeczywistym lub pytania i komentarze z czatów tekstowych.
Każdy kupuje bilet online, więc możesz uzyskać potrzebne dane
W przypadku tradycyjnych wydarzeń, część osób może kupić bilet na miejscu, a organizator w ten sposób traci okazję do zebrania danych na ten temat. Przez to uczestnicy nie zostawiają żadnych informacji o sobie, bo nie ma formularza do wypełnienia. A w końcu adresy e-mail i inne dane kontaktowe są szczególnie pomocne do retargetingu lub wysyłania newsletterów. Sprzedaż biletów online pozwala również zaoszczędzić na druku, ponieważ bilety są wysyłane w formie cyfrowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. To może być jeden z powodów, dla których większość organizacji, które przeprowadziły wirtualne wydarzenie w ostatnim czasie, deklaruje, że wydało na nie mniej pieniędzy niż na konferencje w cztery oczy.
Różnorodność formatów do wypróbowania bez dużego budżetu
Powstaje coraz więcej wirtualnych wydarzeń, więc aby przyciągnąć publiczność, organizator musi wykazać się kreatywnością i zrobić coś specjalnego. Uczestnicy mogą z łatwością przełączać się między zakładkami i nie zawahają się tego zrobić, jeśli konferencja nie będzie dla nich wystarczająco angażująca lub odpowiednio wartościowa. Niestety, wiele wydarzeń powtarza te same tematy, z tymi samymi prelegentami, w tym samym formacie. Cyfrowe konferencje muszą podnieść poziom swojej gry, aby utrzymać zainteresowanie ludzi. Jeśli zastanawiasz się, jak to zrobić, przeczytaj o nietypowych formatach eventów, wybierz jeden i spróbuj.
Nieoczywiste rodzaje wydarzeń wirtualnych
Jeśli myślisz, że widziałeś już wszystko i uważasz, że każde wirtualne wydarzenie jest podobne do kolejnego, stwórz coś, co jest trochę niestandardowe i wyróżni się z tłumu. Cyfrowy świat pozwala na wypróbowanie różnych formatów eventów bez konieczności posiadania ogromnego budżetu. Co dokładnie możesz zorganizować? Na przykład:
Sesja prelegentów: zaproś jedną osobę lub kilka osób, które podzielą się swoją wiedzą lub doświadczeniem w danej kategorii. Możesz to zrobić w stylu wywiadu lub pozostawić scenę całkowicie do dyspozycji zaproszonego prelegenta, który przedstawi swoją prezentację, a po niej odbędzie się panel dyskusyjny. Jednym z rozwiązań, które pozwala na organizację spotkań tego typu, jest Zoom Webinar.
Sesje networkingowe: ten rodzaj wydarzenia jest szansą dla grup profesjonalistów na zebranie się razem, nawiązanie międzynarodowych kontaktów i rozwinięcie swojej sieci. Dzięki funkcjonalności Breakout Rooms, idealnie sprawdzą się tu rozwiązania Zoom Meetings.
Doświadczenia VIP: ekskluzywne treści mogą być świetnym sposobem na przyciągnięcie zdecydowanych klientów. Niektórzy ludzie są gotowi zapłacić więcej, aby mieć szansę spotkać się z kimś znanym. Zorganizuj zamknięte wydarzenie z kimś popularnym wśród określonej grupy odbiorców, aby zawęzić grupę docelową i pozyskać więcej wysokiej jakości leadów.
Dni Otwarte: wirtualna alternatywa dla fizycznych instytucji dni otwartych. Mogą być świetną okazją do pokazania swojego obiektu (np. hotelu, szkoły, siłowni) osobom, które mieszkają za granicą lub w innym mieście i rozważają przeprowadzkę w Twoje miejsce. Warto wypróbować je w przypadku uczelni otwartych na studentów międzynarodowych, którzy często nie mogą osobiście uczestniczyć w jednorazowym wydarzeniu.
Targi Kariery: w dobie pracy zdalnej wiele osób poszukuje pracy, a takie wydarzenia mogą pokazać im najlepsze stanowiska, jakie rynek ma do zaoferowania. To doskonałe środowisko zarówno dla poszukujących pracy, jak i dla pracodawców. Targi mogą przełamać bariery geograficzne i zwiększyć zasięg potencjalnych pracodawców. Można również utrzymać cenne zaangażowanie, które przyciąga potencjalnych kandydatów, wykorzystując interaktywne funkcje (np. webinaria, czat na żywo, spotkania 1 na 1 w salach breakout). Organizowanie takich targów może umożliwić pracownikom podejmowanie bardziej świadomych decyzji oraz zwiększyć ich świadomość na temat wymagań i możliwości innych pracowników.
Wydarzenia płatne: Jeśli zdecydujesz, że potrzebujesz mniejszej ilości leadów, ale za to więcej tych wysokiej jakości, rozważ sprzedaż biletów. Ekskluzywne wydarzenia w modelu pay-to-attend pokazują Twoim odbiorcom, że mogą spodziewać się czegoś bardziej wyjątkowego niż w przypadku wydarzeń ogólnodostępnych. W ten sposób zwiększysz dostępność wydarzenia i jednocześnie wygenerujesz przychody. Aby dodać więcej wartości do swojego wydarzenia, warto również rozważyć certyfikację obecności uczestników.
Czy jesteś gotowy do przeprowadzenia swojego wydarzenia?
Jest wiele opcji do wyboru przy planowaniu wydarzenia online i wiele powodów, aby wypróbować wirtualną wersję. Przykłady wymienione w tym wpisie to tylko niektóre z możliwości. Bez problemu można je dostosować do własnych pomysłów.
Bez względu na to, na jaki rodzaj cyfrowego wydarzenia się zdecydujesz, pamiętaj, że wiele zależy od dostawcy oprogramowania. Aspekty techniczne powinny być pomocą, a nie przeszkodą. Jeśli zastanawiasz się, jakie są możliwości poszczególnych platform wideo, skontaktuj się z naszym zespołem, a my dołożymy wszelkich starań, by Twoja wizja stała się rzeczowością.
