Spotkania online, wideokonferencje oraz webinaria są kluczowe dla sukcesu w biznesie. Łączymy się z kontrahentami i współpracownikami, aby omawiać strategie, analizować pomysły i podejmować cenne decyzje. Dziś oczywiście przestrzeń konferencyjna różni się nieco od tego, do czego jesteśmy przyzwyczajeni.
Dawniej wejście do przestrzeni konferencyjnej było prostym doświadczeniem. Wchodziłeś do sali konferencyjnej o określonej godzinie, siadałeś i dyskutowałeś ze współpracownikami. Choć takie podejście nie zawsze było najbardziej produktywną strategią, wszyscy je znaliśmy, a jego zaletą była prawdziwa, ludzka interakcja.
Teraz jednak wszyscy spotykamy się online, za pośrednictwem wideo i oprogramowania do współpracy. Większość ekspertów zgadza się, że to nowe środowisko wirtualne stanie się normą w nadchodzących latach. Wirtualne spotkania umożliwią stworzenie hybrydowej i zdalnej przestrzeni roboczej przyszłości.
Jak zatem zdecydować, z którego środowiska sali konferencyjnej powinieneś korzystać?
Wybór środowiska wideokonferencyjnego do pracy zdalnej
Ustalenie „gdzie się spotkać” w nowej erze współpracy nie polega już tylko na sprawdzeniu, które sale są wolne. Firmy muszą myśleć o tym, skąd ich uczestnicy łączą się z innymi. Pracownicy zdalni mogą brać udział w spotkaniu z dowolnego miejsca na świecie. Pracownicy biurowi mogą chcieć wziąć udział w spotkaniu za pośrednictwem tradycyjnej sali konferencyjnej lub z poziomu własnego biurka.
Aby współpraca przy wykorzystaniu narzędzi wideokonferencyjnych była skuteczna, konieczne jest zapewnienie, że każdy czuje się komfortowo korzystając z technologii wymaganej podczas spotkania. Liderzy biznesowi będą musieli zadać sobie pytanie, czy każdy będzie w stanie zaangażować się w spotkanie za pomocą preferowanego przez siebie urządzenia sprzętowego (np. terminali H.323/SIP). Co więcej: co się stanie, jeśli ktoś pojawi się na spotkaniu z kiepskim dźwiękiem, niewyraźnym obrazem i hałasem w tle?
Czy w środowisku, w którym pracownicy „logują się” do sali konferencyjnej z różnych miejsc, firma może utrzymać bezpieczeństwo rozmów, zapewniając jednocześnie zespołom elastyczność? Czy też pracownicy będą zmuszeni do korzystania z określonego oprogramowania i urządzeń?
Spotkania w nowej rzeczywistości
Istnieje wiele pytań, na które należy odpowiedzieć, zanim jakakolwiek firma będzie mogła stwierdzić, że posiada pełną strategię dotyczącą sal wideokonferencyjnych. Poza podjęciem decyzji, z jakich rozwiązań konferencyjnych pracownicy mogą korzystać, firmy będą musiały również zadać sobie pytanie, jakie narzędzia zamierzają wdrożyć w przypadku spotkań hybrydowych.
Czy przestrzenie konferencyjne w Twoim biurze będą wyposażone w technologię wizji komputerowej? Czy można wykorzystać wirtualnych asystentów, aby pomieszczenie było jak najbardziej bezdotykowe, a kamery z szerokim obiektywem uchwycą wszystkich uczestników w większej przestrzeni?
A co z nagrywaniem spotkania? Czy wszyscy uczestnicy powinni mieć wpływ na to, co jest nagrywane, a co nie, i jak można zapewnić prawidłowe przechowywanie danych ze wszystkich środowisk? Czy Twoi użytkownicy mogą udostępniać pliki bez obawy o utratę danych lub napotkanie problemów z zachowaniem zasad ładu korporacyjnego?
Wystarczająco dużym wyzwaniem jest to, by ustalić – także z osobami spoza organizacji – datę i godzinę spotkania. Najpopularniejsze systemy kalendarzy i poczty elektronicznej w podstawowym stopniu upraszczają tę kwestię, ale nadal: to nie wszystko. Jeśli do tego weźmiemy pod uwagę konieczność ustalenia, jaka technologia sal konferencyjnych jest potrzebna do przeprowadzenia spotkania, sprawa staje się jeszcze nieco bardziej skomplikowana.
Poznaj przyszłość spotkań
Współpraca między firmami i wirtualne przestrzenie robocze są na fali wznoszącej. Przedsiębiorcy szybko inwestowali w te rozwiązania od 2020 roku. Jednak teraz, kiedy firmy zaczynają wprowadzać bardziej długoterminowe strategie, zadają sobie pytanie, czy dostępna technologia jest odpowiednio dostosowana do celów, które stawiają przed sobą firmy.
Co dostawcy technologii mogą zrobić w nadchodzących miesiącach i latach, aby zapewnić użytkownikom jak największą efektywność planowania spotkań, ich przygotowania i uczestnictwa? Czy wirtualni asystenci napędzani przez sztuczną inteligencję mogą ułatwić nam życie zawodowe? Na przykład Zoom oferuje firmom dostęp do bota do planowania spotkań, który może pomóc w zmniejszeniu niektórych problemów z doprowadzeniem ludzi twarzą w twarz we właściwym czasie.
Alternatywnie, jest coraz bardziej prawdopodobne, że będziemy polegać na nowych funkcjach kalendarza i poczty elektronicznej od liderów rynku, takich jak Google i Microsoft, aby dalej przekształcać sposób, w jaki pracujemy. Ci giganci już wywarli ogromny wpływ na sposób, w jaki definiujemy współpracę i produktywność podczas spotkań online i wideokonferencji.
Organizowanie spotkań online, nawet w dzisiejszym, wirtualnym krajobrazie, może być trudnym doświadczeniem, zwłaszcza że firmy nadal współpracują z utalentowanymi ludźmi z różnych stref czasowych. W przyszłości będziemy musieli zmierzyć się z szeregiem wyzwań, począwszy od ustalenia, z której platformy powinni korzystać pracownicy, a skończywszy na określeniu sposobu interakcji z gośćmi.
Chcesz, żebyśmy pomogli Ci wybrać najlepsze narzędzie do konferencji online? Skontaktuj się z nami:
