Jak skutecznie zorganizować Webinar? 10 najważniejszych wskazówek

Jak skutecznie zorganizować Webinar? 10 najważniejszych wskazówek

Z tego tekstu dowiesz się, jak prowadzić webinar i poznasz najlepsze praktyki webinarowe. Jeśli zastanawiasz się, jak zacząć tworzyć webinary, oto kilka wskazówek dotyczących webinarów i kroków, które warto rozważyć. Dowiesz się jak określić temat i tytuł webinaru, jak wybrać prelegentów / panelistów i zespół prezentacyjny, jak rozplanować treść webinaru, jak przygotować narzędzie do webinarów, jak wybrać najlepszy czas (godzinę) na prowadzenie webinaru. Poznasz także przydatne wskazówki w zakresie promowania webinaru.

1. Wybierz odpowiedni temat, tytuł i format Webinaru

Przede wszystkim zastanów się, jaki będzie cel webinaru, który planujesz zorganizować. Czy będzie to generowanie leadów, rozbudowywanie listy kontaktów, sprzedaż produktu, czy wprowadzenie nowych użytkowników do danego środowiska, a może szkolenie dla nowych pracowników?

W oparciu o to możesz określić temat spotkania. Temat powinien wskazywać na najważniejsze informacje, którymi możesz podzielić się z uczestnikami w ciągu godziny lub kilku godzin trwania spotkania. Jeśli szukasz inspiracji dla treści swojego webinaru, możesz przejrzeć statystyki innych treści, aby sprawdzić, co napędza ruch na Twojej stronie i co najbardziej interesuje Twoich odbiorców. Ten krok z pewnością zapewni większe zaangażowanie.

Pamiętaj, aby być precyzyjnym. Pomoże to ludziom zrozumieć, na jaki typ wydarzenia się zapisują, a także pomoże Ci w SEO Twojej strony docelowej. Rozważ nazwanie go pytaniem. Niezależnie od tego, czy jest to webinar skierowany do osób początkujących czy ekspertów, warto rozważyć określenie tego, do kogo kierujemy treść, która pojawi się podczas webinaru. Uchroni to Ciebie i Twoją firmę przed negatywnymi opiniami – od tych mówiących o tym, że treść była wtórna i uczestnik dysponował wiedzą przekazywaną na webinarze już wcześniej, po te mówiące o tym, że treść webinaru była zbyt skomplikowana.

2. Wybierz prezenterów i zespół

Przygotowując się do webinaru, musisz wybrać wykwalifikowanych panelistów. Powinny to być osoby, które dysponują dużą wiedzą w zakresie omawianego tematu, nie boją się wystąpień publicznych, są odporne na stres, charyzmatyczne i nie boją się odpowiedzi na trudne pytania.

Gospodarze webinarów zwykle organizują wydarzenie, formułują temat webinau i dbają o jego promocję, natomiast w trakcie samego wydarzenia przedstawiają prezenterów publiczności i po prostu dbają o to, by konferencja online przebiegała bez zakłóceń. Jednocześnie, charyzmatyczni gospodarze webinarów mogą znacząco pomóc Twojej marce wyróżnić się na rynku.

Możesz również rozważyć określenie asystenta, który mógłby administrować czatem i ewentualnie odpowiadać na pytania publiczności w formie czatu tekstowego, podczas gdy prelegent kontynuuje swoją prezentację.

Po znalezieniu idealnych osób, które stworzą treść webinaru, możesz także skorzystać z pomocy osób dbających o stronę techniczną Twojego webinaru. Jeśli potrzebujesz profesjonalnej opieki technicznej w trakcie spotkania online, skontaktuj się z nami.

3. Zaplanuj treść swojego webinaru

Jeśli chcesz stworzyć angażujący Webinar online, pamiętaj o tym, że planowanie ma kluczowe znaczenie. Jeśli dobrze zaplanujesz swój webinar, powinien on spełnić wysokie oczekiwania uczestników i zawierać idealną ilość treści do przyswojenia przez odbiorców.

Zarys: Kiedy ustalisz już temat i cel swojego webinaru, pamiętaj o stworzeniu konspektu spotkania. Pamiętaj, że przeciętny webinar trwa około 40-60 minut, więc są to standardowe ramy czasowe, w ramach których będziesz operować. Jeśli tworzysz nagrany wcześniej webinar, rozważ stworzenie storyboard’u, tak jak robi to reżyser filmowy.

Struktura: Treści przekazywane w trakcie webinaru powinny być na tyle angażujące, by zatrzymać uczestników do końca trwania spotkania. Na początku możesz również zasugerować jakiś bonus, który zachęci uczestników do dalszego oglądania. Następnie w naturalny sposób powinna prowadzić do płatnej oferty, jeśli jest to część celu Twojego webinaru. Zawsze zaczynaj od powitania uczestników. Możesz zapytać ich, skąd łączą się do Waszego spotkania, a od razu wzbudzisz w nich zaangażowanie. Przedstaw nie tylko temat swojego webinaru, ale także siebie. Zacznij od wiarygodnego story, aby udowodnić, że jesteś godny zaufania i trzymaj się tematu. Pamiętaj, aby zawsze zostawić trochę czasu na sesję pytań i odpowiedzi. Wspomnij o tym na początku, aby słuchacze mieli czas na przemyślenie pytań, które chcą zadać.

Czas trwania: Jaka jest optymalna długość webinaru? W większości przypadków webinaria trwają od 30 minut do godziny. 60 minut to wystarczająco dużo czasu, by przeprowadzić 45-minutową prezentację i zostawić miejsce na odpowiedzi na pytania, które publiczność może zadawać w trakcie webinaru lub w wyznaczonej sesji pytań i odpowiedzi. Zwyczajowa długość webinaru nie jest sztywno określona. Jeśli masz dobrze skonstruowaną treść, której prezentacja zajmie Ci ponad godzinę – zrób to. Jeśli masz tylko krótką prezentację w stylu TED Talks, możesz zrobić z niej webinar na żądanie (VOD), ponieważ publiczność ma tendencję do angażowania się w dłuższe treści wideo, kiedy są one na żywo.

4. Jak przygotować narzędzie do webinarów?

Zanim rozpoczniesz webinar, upewnij się, że masz kamerę (wystarczy kamera z laptopa) i sprawny mikrofon z ustawieniami dostosowanymi do otoczenia, w którym się znajdujesz. A skoro o tym mowa, wybierz miejsce webinaru – może to być Twoje biuro, a nawet salon, ale upewnij się, że nikt nie będzie przerywać Ci podczas webinaru. To może Cię wytrącić z równowagi i zakłócić skupienie uczestników.

Aby ograniczyć ryzyko błędów i problemów technicznych, sprawdź, czy Twoje połączenie internetowe jest stabilne, upewnij się, że ładowarka do laptopa jest podłączona do prądu lub że Twój komputer nie zacznie się sam aktualizować. Jeśli zamierzasz udostępnić swój ekran, nie miej otwartych żadnych zbędnych zakładek w przeglądarce i ewentualnie wyczyść pulpit. Najlepiej też zalogować się do pokoju webinarowego na 20 minut przed planowanym spotkaniem i sprawdzić, czy wszystko idzie gładko.

5. Wcześniej weź udział w innych webinarach

Trudno sobie wyobrazić, jak przygotować się do takiego wydarzenia, jeśli samemu nigdy się w nim nie uczestniczyło. Znajdź kilka seminariów z doświadczonymi prowadzącymi, np. influencerami z branży i zarejestruj się na nie. Rób notatki ze wszystkiego, co wywoła Twoje zainteresowanie, począwszy od strony docelowej webinaru, a skończywszy na sposobie mówienia prelegenta. Zobacz, co z tego możesz wdrożyć w swoich własnych prezentacjach.

6. Jaki jest najlepszy czas na przeprowadzenie webinaru?

Trudno wskazać “idealną” datę i godzinę, ale regułą jest zaplanowanie webinaru na środek tygodnia, od wtorku do czwartku. Organizacja webnarów w inne dni powoduje, że bardziej prawdopodobne jest, iż potencjalni uczestnicy będą mieli w tym czasie wolne. Większość ludzi zaangażuje się tylko w jeden webinar w tygodniu.

Choć może wydawać się, że ludzie chcą uczestniczyć w seminariach internetowych po południu, kiedy nie pracują, nie jest to do końca prawda. Staraj się też nie planować seminarium na godziny lunchu. Jeśli przewidujesz gości z różnych stref czasowych, weź również to pod uwagę podczas planowania spotkania.

Promując swoje seminarium wideo, wspomnij, że zostanie ono nagrane – uczestnicy będą wiedzieli, że warto się zapisać, nawet jeśli nie mogą uczestniczyć, ponieważ że otrzymają nagranie później.

7. Praktyka czyni mistrza

Nie warto rozpoczynać swojego pierwszego webinaru bez odpowiedniego przygotowania. Elastyczność w sposobie prezentowania jest zaletą, ale w dniach poprzedzających Webinar należy wszystko sobie powtórzyć, aby samo wydarzenie przebiegło bezproblemowo.

Ponadto warto, by każdy w zespole prowadzącym spotkanie miał już trochę doświadczenia z platformą webinarową, z której zamierzasz skorzystać. Jeżeli Twoja organizacja nie dysponuje takim doświadczeniem, rozważ skorzystanie z usługi kompleksowej opieki technicznej w trakcie eventu online.

To, czego na pewno warto unikać, to poprawki i zmiany na ostatnią chwilę. Wyeliminowanie tego typu działań pozwoli Ci uniknąć wiele niepotrzebnego stresu i zamieszania.

8. Jak skutecznie przeprowadzić Webinar?

W trakcie samego webinaru warto mieć w pobliżu szklankę wody niegazowanej. Jeżeli kroki, sugestie i rady zawarte we wcześniejszych punktach zostały uwzględnione na etapie planowania i organizacji spotkania, najprawdopodobniej spotkanie odbędzie się bez problemów. Masz jednak niewiele czasu, a zapewne dużo treści do przekazania. Warto więc być skoncentrowanym, by przekazać jak najwięcej treści, w jak najbardziej przystępny sposób.

9. Skorzystaj z follow-up’u po wydarzeniu

Twój Webinar skończył się sukcesem, ale to jeszcze nie koniec. Warto rozważyć podjęcie dodatkowych działań. Jeżeli spotkanie było nagrywane, osoby, które się zarejestrowały, ale nie mogły wziąć udział w wydarzeniu, powinny otrzymać nagranie. Najlepszy będzie link do spotkania wysłany drogą elektroniczną (mailową).

Jeżeli spotkanie dotyczyło prezentacji danego produktu, usługi lub rozwiązania, ale nie część uczestników nie zdecydowała się na zakup, pamiętaj, by wrócić do nich i udzielić wszystkich niezbędnych informacji. Być może formuła webinaru nie pozwoliła im na omówienie wszystkich szczegółowych aspektów wykorzystania danego rozwiązania w ich konkretnym przypadku.

Warto także poprosić uczestników spotkania o informację zwrotną, którą będzie można wykorzystać w przyszłości, aby ulepszyć swoje działania webinarowe.

10. Jaki sprzęt jest potrzebny do organizacji webinaru?

Jeśli planujesz zorganizować webinar, potrzebujesz następującego sprzętu:

• Kamera internetowa
• Dobre słuchawki z mikrofonem – by uniknąć efektu echa i sprzężenia zwrotnego
• Niezawodne oprogramowanie do webinarów
• Szybkie i stabilne łącze internetowe

Podsumowanie: Jak sprawić, by Twój webinar był bardziej angażujący?

Istnieje wiele sposobów, które mogą sprawić, że przemówienie lub prezentacja będą bardziej angażujące, a organizacja tych spotkań w trybie online – w formule webinaru – daje zarówno więcej, jak i nieco inne możliwości angażowania publiczności. Oto, jak zaangażować publiczność podczas webinaru:

• Spraw, by czas oczekiwania na rozpoczęcie spotkania był przyjemniejszy: Przywitaj się z uczestnikami. Wspomnij, że poczekasz chwilę, aż pojawią się inni zarejestrowani, albo zapytaj uczestników, skąd są, z jakiej branży działają.
• Zacznij od przedstawienia się w przyjazny sposób: Uczestnicy wiedzą, że jesteś ekspertem w danej dziedzinie, więc zaprezentuj im swoją otwartość – upewnij się, że wiedzą, że mogą zadawać pytania.
• Mów z pasją o tym, co prezentujesz
• Nie tylko czytaj na głos to, co jest na slajdach: Pozwól sobie na umiarkowane dygresje, ale niech będą one związane z webinarem lub Twoimi słuchaczami. Dobrym pomysłem jest również odniesienie do popkultury lub nieobraźliwy żart.
• Nawiązuj regularnie kontakt z publicznością: W trakcie prezentacji rób krótkie przerwy i zapytaj uczestników, czy rozumieją wszystko, co do tej pory zostało powiedziane. Upewnij się, że uczestnicy spotkania mogą swobodnie podzielić się tym, z czym mają problemy.
• Odpowiadaj na pytania uczestników: Podczas webinaru uczestnicy mogą utknąć na czymś trudnym do zrozumienia, a jeśli pojawi się niecierpiące zwłoki pytanie – odpowiedz na nie ad hoc. Spowoduje to, że słuchacze odetchną z ulgą i będą mogli wrócić do uważnego słuchania.
• Miej w pobliżu właściwych ludzi: Jeśli w spotkaniu bierze udział wiele osób, czasami nie jest łatwo nadążyć za wszystkim pytaniami od uczestników spotkania – dlatego warto mieć na pokładzie dedykowanego moderatora. Powinien on moderować czat i kierować jego przebiegiem w profesjonalny sposób.
• Zadawaj pytania uczestnikom webinaru: Spraw, by webinar był interaktywny, pytaj swoich uczestników, organizuj ankiety.
• Poproś uczestników spotkania o informację zwrotną: To rozwiązanie ma dwie główne zalety – sprawi, że uczestnicy będą aktywni w komentarzach,zaś organizatorowi webinaru dostarczy informacji o tym, co możesz poprawić w przyszłości lub co było najbardziej wartościowe.