Jak dobrze wykorzystać komunikację video?

Wskazówki dotyczące przejścia na model komunikacji oparty na wideo (Video-First).

Wideo jest wszędzie.

Przez lata eksperci ds. komunikacji dyskutowali nad potencjałem wideokonferencji jako nowej, centralnej formy komunikacji. Wideo wnosi dodatkową głębię do relacji międzyludzkich w cyfrowym świecie i jest jedną z najbliższych alternatyw dla standardowej komunikacji twarzą w twarz.

Chociaż wiele organizacji już od dłuższego czasu eksploruje wideo, rok 2020 był znaczącym punktem zwrotnym dla tego medium. Około 30% światowych organizacji zaczęło korzystać z rozwiązań do konferencji internetowych po raz pierwszy. Co więcej, około 66% kadry kierowniczej postrzega takie rozwiązania jak wideokonferencje jako kluczowe elementy codziennej komunikacji.

Oczywiście, istnieje duża różnica pomiędzy zwykłym włączeniem wideo do krajobrazu biznesowego, a stworzeniem środowiska, w którym wideo jest na pierwszym miejscu.

Dlaczego warto korzystać z komunikacji opartej na wideo?

Wiemy teraz, bardziej niż kiedykolwiek, że dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu każdego środowiska biznesowego. Liczba narzędzi, jakimi dysponują pracownicy, aby pozostać w kontakcie, stale rośnie – od e-maili po rozwiązania typu instant chat. Jednakże, w dobie pracy zdalnej, niektóre metody komunikacji są bardziej efektywne niż inne. Na przykład, gdy przeciętny pracownik otrzymuje 94 e-maile dziennie, łatwo jest przeoczyć ważne wiadomości.

Wideokonferencje mają również tę dodatkową zaletę, że tworzą emocjonalne więzi między członkami zespołu. W nowej erze pracy hybrydowej, wideo jest jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie intymnych interakcji, które naśladują rozmowy twarzą w twarz.

Według niektórych badań, pracownicy są nawet o 67% lepsi w wykonywaniu zadań, gdy otrzymują informacje wizualne obok dźwiękowych lub tekstowych – co sprawia, że wideo jest bardziej przekonującym sposobem przydzielania projektów. Ludzie również przyswajają informacje do 7% szybciej dzięki wideo.

Jak więc przestawić się na model video-first?

1. Ustalenie wytycznych dotyczących komunikacji

Po pierwsze, zapewnij swoim pracownikom wgląd w to, w jaki sposób powinni się komunikować. Kultura „video-first” nie musi oznaczać, że używasz wideo w każdej wiadomości czy na każdym spotkaniu. Oznacza to jednak, że wideo często pojawia się przed rozmową audio.

Oferuj członkom zespołu wskazówki i instrukcje, jak korzystać z rozwiązań wideo. Na przykład, jeśli ktoś chce tylko powiadomić swojego przełożonego, że prawie skończył projekt, może wysłać szybką wiadomość. Jeśli chcą omówić, co dzieje się w projekcie i co udało im się do tej pory osiągnąć, mogą skorzystać z wideo. Twoja polityka powinna zawierać takie informacje jak:

– Jakich narzędzi wideo używać: Utrzymanie wszystkich we wspólnym środowisku znacznie ułatwi komunikację. Poinformuj pracowników, z których narzędzi wideo mogą bezpiecznie korzystać, a których powinni unikać. Może to obejmować dostarczenie członkom personelu hybrydowego subskrypcji oprogramowania, takich jak konta Zoom lub Cisco Webex.

– Wdrożenie odpowiedniego sprzętu: Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu dysponują odpowiednim sprzętem do korzystania z wideokonferencji. Pracownicy zdalni nie powinni być pozbawieni możliwości korzystania z tej usługi, ponieważ nie mają kamery internetowej lub odpowiedniego mikrofonu.

– Zapewnij wskazówki dotyczące najlepszych praktyk: Zaoferuj pracownikom wskazówki i porady, jak efektywnie korzystać z wideo. Informacje o tym, np. jak udostępnić pulpit, będą pomocne dla Twoich zespołów.

Ponadto, kluczowe będzie zastanowienie się, w jaki sposób można dodać wideo do istniejącego środowiska w możliwie bezproblemowy sposób. Integracje z istniejącymi narzędziami znacznie ułatwią zespołom korzystanie z wideo jako naturalnej części dnia pracy.

2. Używaj wideokonferencji regularnie

Kiedy wdrażasz coś nowego do kultury organizacyjnej swojej firmy, praktyka czyni mistrza. Im częściej członkowie Twojego zespołu będą korzystać z wideo do komunikacji i spotkań, tym wygodniejsze i bardziej znajome stanie się to dla nich. Kiedy już upewnisz się, że pracownicy mają wszystko, czego potrzebują do korzystania z wiadomości wideo, zacznij ich zachęcać do bardziej regularnego korzystania z oprogramowania.

Regularnie co tydzień organizuj wideokonferencje z pracownikami, aby sprawdzić, jak sobie radzą. Zapewnij dodatkowe szkolenia i wsparcie dla osób, które czują się niepewnie korzystając z niektórych części oprogramowania wideo i upewnij się, że masz sposób, aby odpowiedzieć na najczęstsze pytania.

Kiedy rozwiązanie wideokonferencyjne jest już gotowe i działa, upewnij się, że kierownicy i przełożeni stosują w praktyce to, co głoszą. Pracownicy są bardziej skłonni do korzystania z wideokonferencji, jeśli widzą, że liderzy zespołu konsekwentnie planują spotkania wideo, a nie rozmowy audio.

Pomocny może okazać się system, w którym można śledzić przyjmowanie wideokonferencji i kontrolować ich wykorzystanie, ponieważ pokaże on, czy zespoły rzeczywiście dokonują zmiany. Można również poprosić pracowników o regularne informacje zwrotne, aby dowiedzieć się, co lubią, a czego nie lubią w komunikacji za pośrednictwem wideo.

3. Chroń swoją firmę i klientów

Używaj video, kiedy tylko jest to możliwe, aby wzmocnić realny charakter konwersacje i spotkań online. Nie chodzi tu tylko o dodawanie elementów wideokonferencji do standardowych rozmów między pracownikami. Może to również oznaczać, że będziesz częściej korzystać z wideo w kontaktach z klientami. O wiele łatwiej jest dostarczyć spersonalizowane doświadczenie za pomocą wideo. Ponadto wideo może ułatwić Ci dostęp do dodatkowych informacji wizualnych i kontekstowych dotyczących problemów klienta.

Jednak w przypadku korzystania z wideo do wszystkich celów, od prezentacji po rozmowy z klientami, bardzo ważna jest dobra ochrona. Liderzy zespołów będą musieli dokładnie przemyśleć, w jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo i szyfrowanie spotkań wideo, bez względu na to, gdzie ludzie logują się na czacie. Dowiedz się więcej o szyfrowaniu spotkań w Zoom:

Posiadanie odpowiednich strategii w zakresie prywatności i bezpieczeństwa będzie koniecznością w dobie biznesu opartego na wideo. Zespoły będą musiały również pomyśleć o takich kwestiach, jak rejestrowanie zgodności oraz o tym, w jaki sposób mogą zapewnić bezpieczne gromadzenie właściwych informacji. Integracje z istniejącymi bezpiecznymi rozwiązaniami ułatwią bezpieczne zbieranie danych z całego środowiska komunikacyjnego. Więcej informacji na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Szczegółowo o szyfrowaniu spotkań przez platformę ZOOM”. Możesz także zapoznać się z dodatkowymi usprawnieniami bezpieczeństwa w Zoom.