Jak zorganizować zdalne wydarzenie szkolne? Uroczystość szkolna online – 7 wskazówek
Podczas ceremonii rozpoczęcia i zakończenia roku szkolnego online, niejedna szkoła musiała wykazać się kreatywnością. Zamiast spotykać się z kolegami z klasy i członkami rodziny osobiście, wielu absolwentów zrobiło sobie spotkanie podczas w wirtualnego wydania dyplomów i świadectw – przez Zoom.
W Archer School for Girls, niezależnej szkole dla dziewcząt w Los Angeles, obsługującej uczniów z klas 6-12, administratorzy stworzyli znaczącą uroczystość Zoom dla ponad 1000 uczestników, która obejmowała wideo-winiety, muzyczną rozrywkę i specjalne momenty, w których każdy absolwent mógł zabłysnąć.
Jeśli Twoja szkoła planuje wirtualną (lub hybrydową) ceremonię rozpoczęcia lub zakończenia roku szkolnego, dzielimy się z Tobą doświadczeniem, byś mógł zaplanować wirtualne zakończenie szkoły lub szkolną uroczystość, która sprosta temu wyzwaniu.
- Spersonalizuj treść
Najlepiej znasz swoją społeczność edukacyjną, więc stwórz spersonalizowane treści, które do niej przemówią. Możesz udostępnić nagrane wcześniej filmiki z każdym absolwentem podczas ceremonii, uwieczniając momenty, kiedy absolwent przygotowywał się i zakładał galowy strój, trzymał dyplom i rozmyślał o swoim czasie spędzonym w swojej szkole.
“Kiedy te filmy zostały odtworzone podczas uroczystości przez Zoom, każdy absolwent był widoczny i wyróżniony. Wielu uczestników zauważyło, o ile lepiej byli w stanie poznać absolwentów niż podczas tradycyjnego przejścia przez scenę” – powiedziała Quyen Ngo, dyrektor ds. rozwoju i komunikacji w Archer.
- Przyjmij zmianę
Nie ma sensu próbować powielać w Internecie doświadczeń z pracy w cztery oczy. Zamiast tego należy zastanowić się, w jaki sposób można stworzyć całkowicie unikalne doświadczenie, które obejmuje połączenie za pośrednictwem wideo na żywo.
“Kiedy zastanawiamy się nad przeniesieniem wydarzenia do przestrzeni wirtualnej, istnieje przekonanie, że w procesie tym coś się traci, ale to niekoniecznie prawda” – powiedziała Ngo. “Staramy się wymyślić, jak nasi uczestnicy mogą uzyskać wszystko, czego potrzebują, a w niektórych przypadkach więcej niż mogliby osobiście”.
- Wykorzystaj zoom, aby uzyskać bardziej wciągające wrażenia
Dzięki możliwości płynnego przechodzenia między widokiem prelegenta, widokiem galerii, oświetleniem punktowym i współdzieleniem ekranu, gdzie uczestnicy podążają za gospodarzem, możesz stworzyć wrażenie niemal kinowe. “Byliśmy w stanie wykorzystać te funkcje, aby wpleść tematy i najważniejsze punkty wydarzenia i zapewnić, że będą one w centrum uwagi wszystkich uczestników” – wyjaśnia Ngo.
Zamiast procesji, zespół produkcyjny Archera przeszedł do widoku z galerii, aby wszyscy absolwenci mogli być widoczni w tym samym czasie i pomachać do swoich bliskich. W miarę trwania ceremonii, zespół używał funkcji spotlight do wyróżnienia mówców i osób uhonorowanych, przeplatając to nagranymi wcześniej filmami wideo każdego z absolwentów, co nadało wydarzeniu bardziej dopracowany charakter.
- Pozwól swojej publiczności połączyć się wirtualnie
Na początku możesz wyłączyć interaktywne funkcje podczas dużych wydarzeń, a potem z czasem uruchomić czat i Q&A, by umożliwić rodzicom, uczniom i innym członkom społeczności interakcję i spontaniczne dzielenie się swoimi odczuciami. “Podczas webinaru nie słychać oklasków publiczności. Czat to jeden ze sposobów, w jaki publiczność może pokazać, jak się czuje i nawiązać kontakt” – powiedział Ngo.
- Współpracuj przy produkcji i szczegółach technicznych
Współpraca z firmą produkcyjną lub wewnętrznym zespołem otwiera możliwości zwiększenia wartości produkcyjnej wydarzenia i pozwala administratorom wykorzystać techniczną wiedzę innych.
“Współpracowaliśmy z nimi, aby mieć pewność, że nasze wydarzenia będą tak płynne, jak to tylko możliwe, nie tylko pod względem technicznym, ale również wizualnym” – mówią przedstawiciele szkoły. “Pomogło to zapewnić członkom naszej społeczności prawdziwe doświadczenie w porównaniu z logowaniem się na kolejne spotkanie”.
“Wykorzystując nasze doświadczenie w produkcji doświadczeń na drugim ekranie, specjalności telewizji sieciowej i wydarzeń cyfrowych na całym świecie, zastosowaliśmy tę wiedzę i standard jakości do wirtualnych wydarzeń, wynosząc je poza spotkania do wydarzeń” – powiedział Victor Borachuk, założyciel agencji kreatywnej JupiterReturn.
- Rozpowszechniaj informacje
Wykorzystaj różne kanały komunikacji, aby zwiększyć frekwencję i promować zaangażowanie. “Wysyłaliśmy promocyjną wiadomość e-mail, a następnie publikowaliśmy posty w mediach społecznościowych, w których pisaliśmy: ‘Oto zapowiedź dzisiejszego wieczoru’. Wysyłaliśmy również wiadomości po imprezie i udostępnialiśmy zdjęcia. To jak gigantyczny cyfrowy uścisk dla społeczności” – powiedzieli przedstawiciele szkoły. W rezultacie, wirtualne wydarzenia w szkole cieszyły się jeszcze większym zaangażowaniem niż poprzednie wydarzenia organizowane osobiście.
- Zbuduj pewność siebie przed wielkim dniem
“Jest tak wiele do nauczenia się o Zoom” – powiedział Xiaorong Li, dyrektor ds. technologii edukacyjnych w szkole. “Na początku zdecydowaliśmy się na wykorzystanie webinarów do naszych wydarzeń dla rodziców i były one tak bezproblemowe, że zapewniły poczucie spokoju, co było ważne, gdy przyszło do organizowania większych wydarzeń”.
“W okresie poprzedzającym ukończenie szkoły, mieliśmy nasz run-of-show i zrobiliśmy wiele prób, aby upewnić się, że każdy szczegół został załatwiony. Każdy, kto prezentował lub przemawiał, brał udział w tzw. run-through” – dodają przedstawiciele szkoły. “Z czasem dało nam to pewność – możemy to zrobić. Jesteśmy gotowi.”
Reed, L., Zoom Blog: 7 Tips for Planning a Virtual Graduation, https://blog.zoom.us/tips-for-planning-virtual-graduation/
