Strona główna/Komunikacja i współpraca, Mobilność/Jak prowadzić skuteczną wirtualną burzę mózgów 

Jak prowadzić skuteczną wirtualną burzę mózgów 

 

Nawet najbardziej doświadczeni liderzy mogą mieć pewne kłopoty, gdy przychodzi im poprowadzić efektywną burzę mózgów online lub w trybie hybrydowym. Wiele z potencjalnych problemów burz mózgów, tzw. sesji brainstorm, realizowanych w trybie stacjonarnym – kiedy wszyscy siedzą w ciszy przez godzinę, albo najgłośniejsze głosy w pokoju wykolejają rozmowę – staje się jeszcze bardziej oczywistych w środowisku wirtualnym, z takimi problemami jak potencjalne opóźnienia i mniejsza liczba niewerbalnych wskazówek, na których można polegać. 

Wirtualna burza mózgów ma jednak ogromny potencjał, dzięki bogactwu narzędzi i platform dostępnych na wyciągnięcie ręki oraz możliwości zgromadzenia uczestników z dowolnego miejsca na świecie. Wirtualna wymiana pomysłów jest fundamentalną częścią programu online “Learn, Engage, Accelerate, Disrupt” (LEAD) na Stanford University Graduate School of Business (GSB). 

Menedżer ds. nauczania online Stanford GSB, Delia Davila, i dyrektor wykonawczy kursów online, Megan Pearse, podzielili się wskazówkami i spostrzeżeniami, dzięki którym kolejna wirtualna burza mózgów będzie bardziej efektywna. 

Jakie są zalety wirtualnej burzy mózgów? 

Pearse: Mamy tak wiele dostępnych narzędzi, że myślę, że wirtualna burza mózgów jest pod wieloma względami lepsza niż ta w cztery oczy. W cztery oczy możesz poczuć się jak koleżeństwo, będąc w jednej przestrzeni,  możesz nieco lepiej odczytywać wskazówki wizualne, ale wszyscy tłoczycie się przy tablicy, próbując umieścić tam swój post-it i przeszkadzając sobie nawzajem. Dzięki wideo możesz udostępnić swój ekran lub przejść do aplikacji MURAL. 

Davila: W środowisku wirtualnym masz do dyspozycji internet, więc możesz szybko wyszukać w Google’u film lub GIF, który ilustruje twój punkt widzenia, i dodać go do dokumentu z wirtualnej burzy mózgów, aby utrwalić pomysł. Podczas naszych sesji myślenia projektowego na żywo, nasi wykładowcy używają Google Slides jako zeszytów roboczych, których uczestnicy używają do interakcji ze sobą w czasie rzeczywistym i dzielenia się pomysłami, notatkami, obrazami i filmami. 

Jak radzicie sobie z niektórymi wyzwaniami związanymi z wirtualną burzą mózgów? 

Davila: Połączenie internetowe może być prawdziwą przeszkodą. Mam wielu uczestników w Indiach, którzy doświadczają problemów z internetem, więc staramy się pomóc im w jak najlepszym uczestniczeniu w tym doświadczeniu, pomimo problemów logistycznych, takich jak używanie telefonu do odtwarzania dźwięku i otwieranie Google Slides na laptopie, aby mogli przedstawić swoje pomysły. 

Pearse: Wszyscy doświadczyliśmy burzy mózgów, podczas której rozmowa zaczyna się rozkręcać. Dobry facylitator potrafi zachować równowagę między utrzymaniem ludzi na właściwym torze i skupieniem się na tym, wokół czego toczy się burza mózgów, ale także zachęcić ich do opuszczenia gardy i puszczenia wodzy pomysłom. Potrzebujesz kogoś, kto potrafi zachęcić ludzi do rozpoczęcia rozmowy i wspólnej pracy, szczególnie w przestrzeni wirtualnej.  

Jaki jest najlepszy sposób na rozpoczęcie wirtualnej burzy mózgów w dobrym tonie? 

Pearse: Rozpocznij sesję od celów i intencji. Jeśli zbierasz całą grupę, a w szczególności jeśli zamierzasz wykorzystać pokoje do dzielenia się na mniejsze grupy, upewnij się, że wszyscy są po tej samej stronie. Określ sposób postępowania i ustal zasady oraz wytyczne. Jeśli ludzie czują się pewnie i rozumieją, czego mogą się spodziewać, odniosą o wiele większy sukces. 

Davila: Podczas burzy mózgów wszystkie pomysły są ważne, bez względu na to, jak bardzo są szalone lub absurdalne. Zachęcaj wszystkich do przedstawiania pomysłów, ponieważ możemy na nich bazować. Unikaj mówienia “nie” jakiemukolwiek pomysłowi lub odrzucania go w danej chwili. 

Lubię zaczynać od burzy mózgów o niskim natężeniu stresu. Na przykład, poproś wszystkich o wyobrażenie sobie podróży na Księżyc i podzielenie się tym, jak to wygląda. Przypomina to uczestnikom, że nie ma dobrej lub złej odpowiedzi, a zabawne jest to, że od razu można dostrzec różne perspektywy. 

Jak poprowadzić wirtualną burzę mózgów w taki sposób, aby każdy mógł się wypowiedzieć i aby jego głos został wysłuchany? 

Davila: Jeśli wiesz, że w grupie są osoby bardzo głośne i takie, które nie chcą brać udziału w rozmowie, musisz odgrywać aktywną rolę w zachęcaniu i zapraszaniu wszystkich do udziału. Jednym ze sposobów, aby trzymać rękę na pulsie jest użycie niewerbalnych funkcji, takich jak “Tak”, “Nie” i “Podnieś rękę”, aby organizatorzy mogli wzywać uczestników lub dostosowywać tempo przechodzenia od jednego pomysłu do następnego.  

Pokoje do dyskusji to kolejna świetna funkcja pomagająca uczestnikom, którzy nie czują się komfortowo, zabierając głos na głównej galerii. Widziałem, jak organizatorzy używają funkcjonalności podziału na pokoje (Breakout Room), łącząc ludzi w pary z jednym lub dwoma innymi uczestnikami, tak aby każdy miał możliwość wysłuchania swoich pomysłów.  

Pearse: Round-robin (System wypowiedzi następujących po sobie) może również pomóc zapewnić, że głosy ludzi są słyszane w pewnym stopniu w równym stopniu – możesz ustawić to oczekiwanie na początku, na przykład “Chodźmy dookoła wirtualnego pokoju i na zmianę rzucajmy pomysł.” 

 

Jak możesz sprawić, by burza mózgów była bardziej akcyjna i realizować pomysły, które wygenerował Twój zespół? 

Pearse: Zidentyfikuj najlepsze pomysły, które wyszły z burzy mózgów poprzez proces głosowania. Możesz użyć funkcji głosowania w Zoomie, aby podawać wyniki w czasie rzeczywistym. Przydziel każdemu uczestnikowi określoną liczbę głosów, aby jego wybór miał znaczenie, np. “Wybieram tylko trzy najlepsze”. 

Dalsze postępowanie jest bardzo ważne. Wyślij tę tablicę lub kolekcję karteczek samoprzylepnych, aby każdy miał na nią oko. O wiele łatwiej jest zapisywać i udostępniać pomysły wirtualnie, tak aby ludzie mogli do nich wracać i przeglądać, a nawet wnosić do nich swój wkład. 

Davila: Dokładnie, zapisywanie wszystkiego jest takie proste, więc nie muszę się martwić o robienie zdjęć karteczek, jak w przypadku burzy mózgów w cztery oczy. Mogę po prostu wrócić i spojrzeć na slajdy lub tablicę. 

 

Subskrybuj
Powiadom o
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
ZAPISZ SIĘ NA NEWSLETTER
Bądź na bieżąco z aktualnościami, ciekawostkami i poradami ze świata bezpieczeństwa IT.
Zapisz
Administratorem podanych przez Ciebie w formularzu kontaktowym danych osobowych będzie Greeneris Sp. z o.o. ul. Nad Rzeczką 21B, 03-257 Warszawa, KRS: 0000435724, NIP: 524-275-35-56. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz zamieszczony na stronie. Dane będą przechowywane w bazie administratora. Będziesz mieć prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych – na zasadach określonych w art. 16 – 21 RODO. Jeżeli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa, będziesz mógł wnieść skargę do organu nadzorczego. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania odpowiedzi.
close-link