Jak lepiej wykorzystać Zoom? Najlepsze porady dotyczące pracy hybrydowej
Spotkania wideo są standardową częścią nowego harmonogramu pracy.
W czasach, gdy tak wiele osób pracuje w domu lub działa w środowisku hybrydowym, spotkania wideo pozwalają nam pozostać w kontakcie, gdy rozmowy twarzą w twarz nie są dostępne. Niestety, nieustanny kontakt wideo ze współpracownikami ma swoje minusy.
“Zmęczenie Zoomem”, nazwane tak od usługi wideokonferencyjnej Zoom, to zjawisko opisujące wyczerpanie, które odczuwamy po zbyt wielu spotkaniach wideo. Pamiętaj, że w dzisiejszych czasach nie używasz wideo tylko w życiu zawodowym. Prawdopodobnie jest to również duża część tego, jak kontaktujesz się z przyjaciółmi i krewnymi.
Ciągłe bycie “na widoku” z kamerą może w końcu wyczerpać Cię, utrudniając czerpanie jak największej korzyści z dnia. Spotkania wideo zmuszają nas do większego skupienia się na rozmowie w celu przyswojenia informacji; nie możesz pozwolić, by Twój umysł i wzrok błądziły tak, jak w przypadku rozmowy telefonicznej. Wideo sprawia również, że wiele osób czuje się niepewnie.
Pytanie brzmi: jak przezwyciężyć zmęczenie zoomem?
Zmęczenie zoomem nie występuje tylko w przypadku Zoomu. To zjawisko jest powszechne w każdej usłudze wideokonferencyjnej, od BlueJeans po FaceTime i Microsoft Teams. Wideo wymaga po prostu więcej przetwarzania umysłowego niż inne interakcje:
- Nasze mózgi pracują ciężej: Zmagamy się z przetwarzaniem wielu niewerbalnych wskazówek, na których polegamy w kontaktach osobistych, a jednocześnie rozpraszają nas hałasy w tle i otoczenie.
- Zawsze jesteśmy “włączeni”: Jesteśmy bardzo świadomi swojego wyglądu i tego, jak wyglądamy, więc ciągle denerwujemy się, czy robimy właściwe wrażenie.
- Łatwo nas rozproszyć: Ciągle kusi nas sprawdzanie wiadomości, które pojawiają się w trakcie spotkania lub czytanie e-maili. Pragnienie wielozadaniowości jest niemal zawsze obecne.
- Nasza technologia często nas zawodzi: Słabe WiFi, problemy z udostępnianiem ekranu, zamrożone ekrany i problemy z oprogramowaniem – wszystko to przeszkadza w dobrym spotkaniu.
Jak zredukować zmęczenie Zoomem?
- Zmniejsz liczbę bodźców na ekranie
Obciążenie poznawcze związane z rozmowami wideo jest większe niż w przypadku spotkań osobistych. Dlaczego? Ponieważ na ekranie znajduje się wiele dodatkowych bodźców. Ogólnie rzecz biorąc, kiedy prowadzisz rozmowę wideo, możesz spędzić większość czasu wpatrując się we własną twarz. Możesz tego uniknąć, po prostu ukrywając własną kamerę przed widokiem.
Jeśli chodzi o inne czynniki rozpraszające, będziesz musiał uzgodnić z pracownikami kilka “najlepszych praktyk”. Poproś wszystkich, aby używali tego samego stylu wirtualnego tła, jeśli chcą zastąpić bałagan w swoim biurze czymś bardziej profesjonalnym. Poproś pracowników o wyciszenie mikrofonów, gdy nie rozmawiają, aby zredukować hałas w tle.
Warto również upewnić się, że nie nabierzesz nawyku próbowania wielozadaniowości podczas spotkania. Każdy uczestnik rozmowy powinien mieć zminimalizowane inne zakładki na ekranie, aby skupić się na rozmowie, która właśnie się toczy.
- Spotkania powinny być krótsze
Jeśli potrzebujesz spotkania wideo, aby przekazać swoje uwagi, postaraj się nie dopuścić do tego, aby się przeciągało. Jeśli to możliwe, ustal limit czasu trwania spotkania i nie pozwól, aby cokolwiek przekroczyło ten czas. Pomoże w tym posiadanie agendy, której można przestrzegać podczas każdej dyskusji, ponieważ gwarantuje ona, że znasz każdy “punkt działania”, który musisz omówić.
W dniach, w których musisz odbyć wiele spotkań, staraj się unikać prowadzenia jednej rozmowy po drugiej bez przerwy. Rozmowy wideo prowadzone jedna po drugiej mogą być przytłaczające, ponieważ przez długi czas jesteś widoczny na ekranie. Dodanie wielu przerw, w których członkowie zespołu mogą się odprężyć i zrelaksować, zmniejszy stres.
Jeśli obawiasz się, że Twoi pracownicy stracą koncentrację podczas spotkania, przygotuj transkrypcje i nagrania, aby mogli do nich wrócić później.
- Eksperymentuj z funkcjami wideo
Jeśli zaczynasz czuć się wyczerpany wszystkimi spotkaniami wideo – dlaczego by nie zmienić tego stanu rzeczy? Rozwiązania takie jak Zoom i Microsoft Teams pozwalają eksperymentować z różnymi widokami ekranu, aby wpłynąć na to, jak widzisz swoich współpracowników. Możesz przeorganizować swoją siatkę lub zaprosić pracowników na spotkanie w trybie “Razem” w Teams, aby coś zmienić.
Jeśli ciągle zastanawiasz się, co dzieje się w tle strumienia wideo, rozmyj tło lub dodaj tło wirtualne. Jeśli czujesz się niepewnie, rozważ skorzystanie z funkcji dostępnych w Zoomie, aby wygładzić skórę lub poprawić swój wygląd.
Jeśli naprawdę potrzebujesz przerwy od wideo, zawsze możesz zapytać swój zespół, czy możesz wyłączyć kamerę na czas jednej z rozmów. Nie zapomnij używać takich rzeczy jak reakcje i dymki na czacie podczas spotkań, aby uczynić je bardziej angażującymi.
- Wypróbuj inne metody komunikacji
Wideo jest najlepszym sposobem na zaangażowanie się w znaczące spotkanie z dużą ilością kontekstu. Wideo oferuje doświadczenie podobne do kontaktu twarzą w twarz, co oznacza, że wiele firm wykorzystuje je do zastąpienia praktycznie każdej rozmowy, którą można odbyć osobiście. Jednak nie każda dyskusja wymaga strumienia wideo. Jeśli chcesz tylko sprawdzić, co słychać u kolegi lub wysłać mu kilka informacji, użyj platformy do przesyłania wiadomości.
Możesz dodać @mention do osoby, z którą chcesz się skontaktować na wybranej platformie lub przypiąć notatki, których nie chcesz, aby Twoi pracownicy zgubili. Ewentualnie rozważ inną formę komunikacji, np. szybką rozmowę telefoniczną lub wiadomość e-mail.
Jeśli dzielisz się informacjami, które nie wymagają informacji zwrotnej od członków zespołu, nie organizuj spotkania, lecz nagraj wideo. Możesz nagrywać rozmowy wraz z udostępnionym ekranem i innymi przydatnymi informacjami, a następnie wysyłać je do wszystkich współpracowników. Dzięki temu liderzy biznesowi mogą udzielać osobistych i skutecznych instrukcji, nie tracąc przy tym czasu.
- Zmniejsz liczbę spotkań
Po pierwsze, najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest zmniejszenie liczby spotkań, które masz. Są szanse, że nie musisz uczestniczyć w każdym spotkaniu wideo na liście każdego dnia. Każda firma powinna mieć bloki czasowe “bez spotkań” dla pracowników, którzy potrzebują przerwy od wideo. Jeśli masz wspólny kalendarz w pracy, upewnij się, że Twoje zespoły wiedzą, jak pokazać, kiedy nie będą dostępne.
Jeśli wolisz, możesz ustalić jeden dzień w tygodniu, w którym odbywają się wszystkie spotkania lub wydzielić kilka dni z tygodnia, w których nie ma żadnych spotkań. Na przykład, rozbij tydzień tak, aby czwartki i wtorki były wolne od spotkań.
W świecie, w którym rozmowy wideo szybko stają się męczące, firmy potrzebują sposobu, aby zapewnić, że jedyne spotkania, jakie mają, to te, które generują prawdziwą wartość. Liderzy biznesowi mogą również pomóc zespołowi, upewniając się, że zapraszają na rozmowy tylko te osoby, które są im potrzebne.
Nie pozwól, aby zmęczenie Cię dopadło
Zmęczenie to bardzo realny problem dla wielu dzisiejszych członków zespołu – ale wcale nie musi tak być. Przezwyciężenie uczucia zmęczenia podczas spotkań wideo jest tak proste, jak wprowadzenie kilku podstawowych najlepszych praktyk, które zmniejszą poczucie przytłoczenia.
Nie zapomnij również o tym, aby od czasu do czasu spędzać czas z dala od ekranu. Idź na spacer po domu, pogłaszcz psa lub po prostu wyjrzyj na zewnątrz. Staraj się unikać bycia “zawsze włączonym”.
Dowiedz się więcej na stronie poświęconej Zoom
